Einleitung

Der VDSI ist ein führender Fachverband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit. Wir vernetzen Fachleute, vertreten Interessen gegenüber Politik und Institutionen und entwickeln unsere Services, Prozesse und Formate kontinuierlich weiter.

Für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Mitte suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke, serviceorientierte und digital affine Persönlichkeit als

Assistenz / Referent*in des Geschäftsführers (m/w/d).

Die Position ist bewusst als entwicklungsfähige Schlüsselrolle angelegt: Zu Beginn unterstützen Sie den Geschäftsführer eng im Tagesgeschäft, in der Gremienarbeit sowie in der organisatorischen Steuerung der Geschäftsstelle. Im Zuge einer geplanten Nachfolgeregelung wachsen Sie schrittweise in zusätzliche Aufgaben der Mitgliederbetreuung, des VDSI-Weiterbildungsnachweises und in administrative Unterstützungsaufgaben für die GQA mbH hinein – eine mit dem VDSI verbundene Tochter-Gesellschaft mit eigenen Angebots-, Rechnungs- und Betreuungsprozessen. Die Entwicklung erfolgt strukturiert und mit ausreichender Einarbeitungszeit. Die Geschäftsstelle arbeitet dabei insgesamt prozessorientiert, mit klaren Zuständigkeiten, standardisierten Abläufen und verbindlichen Schnittstellen.

Ihre Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung & Gremienorganisation

• enge organisatorische und administrative Unterstützung des Geschäftsführers
• Termin-, Reise- und Wiedervorlagenmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen
• Unterstützung bei Vorstand, Beirat, erweitertem Vorstand, Leitungstagungen, Klausuren und vergleichbaren Formaten
• Erstellung von Präsentationen, Übersichten, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
• Nachverfolgung von Fristen, To-dos und Arbeitsständen
• Pflege strukturierter Ablagen, Dokumentations- und Dateistandards
• Schnittstellenkoordination zwischen Geschäftsführung, Geschäftsstelle, Ehrenamt und externen Partnern
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung digitaler Prozesse und Standards

Perspektivisch: Mitgliederbetreuung & Verbandsservice

• qualifizierte Bearbeitung von Mitgliedsanmeldungen, Änderungen und Austritten
• serviceorientierte Beantwortung von Mitgliederanfragen
• Pflege, Qualitätssicherung und strukturierte Auswertung von Mitgliederdaten
• Unterstützung bei Beitrags- und Rechnungsprozessen in Abstimmung mit der externen Finanzbuchhaltung
• Erstellung von Nachweisen, Bescheinigungen und sonstigen Standardunterlagen
• Mitwirkung an standardisierten Serviceprozessen und Funktionspostfächern, insbesondere im Bereich Mitgliederservice

Perspektivisch: Weiterbildung / VDSI-Weiterbildungsnachweis

• Bearbeitung von Vorgängen im Bereich VDSI-Weiterbildungsnachweis
• Prüfung und Bewertung von Folgeanträgen bzw. Wiederholungsveranstaltungen nach den geltenden VDSI-Vorgaben
• strukturierte Kommunikation mit Antragstellern und Anbietern
• dokumentationssichere Ablage und Nachverfolgung der Vorgänge

Perspektivisch: Unterstützung der GQA

• administrative und koordinierende Unterstützung der GQA in laufenden Geschäftsprozessen
• Mitwirkung im Angebotswesen und in der vorbereitenden Rechnungslegung
• organisatorische Betreuung von Auditorinnen und Auditoren sowie Kundinnen und Kunden
• Pflege von Unterlagen, Daten, Fristen und Standardkommunikation in Abstimmung mit den zuständigen Schnittstellen
• Unterstützung bei reibungslosen Übergaben und Abstimmungen mit externen Dienstleistern im finanz- und prozessbezogenen Umfeld

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, einschlägiges Studium oder vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Office- oder Referentenfunktion
• sehr gutes Organisationsvermögen, hohe Zuverlässigkeit und souveräne Priorisierung
• Freude an einer Rolle, die Assistenz, Service, Koordination und eigenverantwortliche Sachbearbeitung verbindet
• sicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams
• digitale Affinität sowie Interesse an strukturierten Prozessen, Datenqualität und Systemverbesserung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Diskretion, Loyalität und Hands-on-Mentalität
• idealerweise Erfahrung im Verbandsumfeld, in mitgliederbezogenen Organisationen oder in der Gremienarbeit

Wir bieten

• unbefristete Vollzeitstelle in zentraler Lage in Berlin-Mitte
• vielseitige Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• strukturierte Einarbeitung und echte Entwicklungsperspektive
• aktive Mitgestaltung bei Prozessen, Standards und Digitalisierung
• flexible Arbeitszeitgestaltung
• 30 Tage Urlaub sowie bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Deutschland-Ticket
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ergonomisch und modern ausgestattete Arbeitsplätze

Weitere Informationen

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, vorzugsweise in einem PDF-Dokument per E-Mail an:

gf@vdsi.de

Bei inhaltlichen Fragen steht Ihnen Matthias Kampa (Geschäftsführer) auch unter 0 171 - 90 24 877 gerne zur Verfügung.

Ziel der Stelle

Sie machen die Positionen des VDSI sichtbar – in Medien, Politik, Mitgliedschaft und Öffentlichkeit. Als Pressesprecher/-in verantworten Sie strategische wie operative Kommunikationsarbeit, entwickeln eine klare Jahresplanung und machen Wirkung messbar – in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und in Abstimmung mit Event & Community.


Ihre Aufgaben – Kommunikation strategisch & wirksam gestalten

Sprecherrolle, Strategie & Öffentlichkeit

- Offizielle Pressesprecher/-in des VDSI: Statements, Interviews, Medienbriefings, Q&As sowie vorausschauende Issues- und Krisenkommunikation.

- Kommunikationsstrategie entwickeln, umsetzen und optimieren (in Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie dem Vorstandsressort Kommunikation); Jahres-Kommunikationsplan mit Zielen, Maßnahmen und Erfolgskriterien.

- Positionierung des Verbandes in Gesellschaft, Politik und Medien; aktives Themen- und Kontaktmanagement in Medien und relevanten Fachkreisen.

- Politische/gesellschaftliche Entwicklungen monitoren und zielgruppenorientierte Maßnahmen ableiten.

Redaktion, Kanäle & Corporate Publishing

- Redaktion & Content-Steuerung für VDSI-Webseiten, Social-Media-Kanäle und interne Plattformen (inhaltliche Pflege; technische Weiterentwicklung in Abstimmung mit Dienstleistern).

- Mitgliedermagazin „VDSIaktuell“ redaktionell betreuen und weiterentwickeln.

- Newsletter „Ende-zu-Ende“ verantworten: Themenplanung/Redaktionskalender, Inhalte schreiben/redigieren, Segmentierung, Versandsteuerung & Zustellqualität, KPI-Steuerung (Öffnung/Klick/Conversion), A/B-Tests, Optimierung.

- CI/CD über alle Touchpoints sicherstellen; Qualitätssicherung für Text/Bild/Video/Audio.

Kampagnen, Events & Evaluation

- Integrierte Kommunikationsmaßnahmen konzipieren (z. B. Jubiläum, politische Schwerpunktthemen) inkl. Steuerung externer Dienstleister nach Bedarf.

- Vor-, Begleit- und Nachkommunikation zu Fachveranstaltungen, Messen und politischen Formaten – gemeinsam mit Event & Community über einen abgestimmten Themen-/Redaktionsplan.

- KPIs entwickeln und anwenden; regelmäßige Reportings (Medienresonanz, Web/Social, Newsletter) erstellen und konkrete Verbesserungen ableiten.

Datenqualität & Compliance

- Verteiler-/Datenqualitätsmanagement (Segmentlogiken, Bounce-Management).

- Rechtssichere Kommunikation sicherstellen (u. a. Datenschutz, Einwilligungen/Double-Opt-in, Opt-out, Dokumentation).


Das sollten Sie mitbringen:

- Abgeschlossenes Studium (Kommunikation, Journalismus, PR, Marketing o. Ä.) oder vergleichbare Qualifikation.

- Mindestens 3–5 Jahre Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit, Presse oder strategischer Kommunikation – idealerweise in Verband, Politik, Verwaltung, Medienhaus oder Agentur.

- Exzellente Schreibe (Deutsch C2) und souveränes Auftreten – auch vor Kamera und Mikro; sehr gute Englischkenntnisse.

- Routine in Redaktionsarbeit, Social Media, Web-CMS sowie Monitoring-/Analyse-Tools und Newsletter-Plattformen; Verständnis für Segmentierung/Tracking.

- Ausgeprägte Beratungs- und Schnittstellenkompetenz, eigenverantwortliche Arbeitsweise, Service- und Zielgruppenorientierung.


Das bieten wir Ihnen:

- Verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten Team.

- Mobiles Arbeiten nach erfolgreicher Einarbeitung an einzelnen Tagen möglich (nach Abstimmung).

- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege und flexible Arbeitszeiten.

- Leistungsgerechte Vergütung inkl. Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV).

- 30 Tage Urlaub sowie frei am 24. und 31. Dezember.

- Deutschland-Ticket zur privaten und beruflichen Nutzung.

- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

- Moderne, ergonomische Arbeitsplätze im Herzen Berlins mit Top-ÖPNV-Anbindung.


Werden Sie Teil unseres Teams!

Wir berücksichtigen ausschließlich Bewerbungen, die uns per E-Mail an gf@vdsi.de als ein zusammengefasstes PDF erreichen (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitsproben, Zeugnisse, Gehaltsvorstellung, frühester Starttermin).

Für inhaltliche Fragen stehe ich Ihnen gerne auch telefonisch zur Verfügung:

0 171 - 90 24 877 (RA Matthias Kampa, Geschäftsführer)